Банк даних розглядають як інформаційно-довідкову систему, основним призначенням якої є
- накопичення та підтримка в робочому стані сукупності відомостей, які складають інформаційну базу всієї автоматизованої системи або деякого набору задач, які в ній розв'язуються; видача потрібних задачі або користувачу даних;
- забезпечення колективного доступу до інформації, яка в ній зберігається;
- забезпечення необхідного керування використанням відомостей, які містяться в інформаційній базі.
Ефективна організація функціонування банку даних передбачає здійснення доступу абонентів до інформації, автоматичну підтримку каталогу даних, що зберігаються та параметрів їхньої поточної організації, аналіз процесу функціонування банку даних, а також організацію інформаційної бази згідно зі змінами параметрів потоку вимог до видачі інформації.
Використання банків даних в автоматизованих системах керування є наслідком комплексування та інтеграції функцій керування та обробки, застосування принципів єдності інформаційної бази в побудові системи, автоматичного ведення масивів та разового введення інформації в систему.